八个“锦囊”，让你的公文简洁明了公文用语具有较强的政治性、政策性、指导性和实用性，因此公文的语言必须简明扼要，切忌长篇大论。同时，也要注意不要由于片面追求简练，而使文义不能得到完整、准确的表达。那么，怎样才能做到行文的简明呢？我们可以从以下几个主要方面入手：01 开门见山，直陈其事，不要兜圈子撰写公文，不必像文学作品那样，还需要做个铺垫或者设置谜题，引人入胜，我们只需开门见山，直截了当写明公文的主要内容即可。例如：“《实施意见》的出台，是落实省委省政府工作要求、营造“政策最优、成本最低、服务最好、办事最快”环境的必然要求。《实施意见》的出台，就是通过建立健全保护企业家合法权益、激发优秀企业家精神的政策体系，给企业家吃下定心丸、注入强心剂，让企业家轻装上阵、放手发展。”这种写法就开宗明义直截了当地点出《实施意见》的重要作用及意义价值。02 使用规范化简称凡不是人人周知或只在特定领域、特定人群中使用的简称，首次出现的时候要全称，以后再出现就可以用简称。例如：“加州”是“加利福尼亚州”的简称，首次出现就需要用全称，“加利福尼亚州（下称加州）”。另外，使用简称要使用约定俗成的规范用法，例如中纪委、中组部等。03 多用陈述句、祈使句公文是实用性极强的文体，为了直接说明情况、提出要求，这就需要在公文中常采用陈述句和祈使句，因为这两种句式能增强语言的表意功能，并且使人一看就明白，做到了文字简洁明白，干净利落。例如：当撰写报告、交代问题时，尽量使用陈述句，将问题表达清晰；当布置任务，传达精神的时候，应尽量使用祈使句，动词开头，说明具体怎么做。换句话说，上行文应尽量使用陈述句，下行文尽量使用祈使句。而对于描写的句子，带有个人感情的疑问句或感叹句应该尽量少用或不用。04 围绕主题，删繁就简公文的实用性要求公文语体要讲求效率，力争做到“益一字则文赘，损一字则意阙”的境界。同时，由于公文主旨和观点的需要及文种的不同要求，材料应详略得当。否则让人感到内容拉杂，不得要领，反而掩盖主旨。例如：写“请示”常常容易犯的一个错误是把“请示”的缘由写得过于具体、繁杂，使具体“请示的事项”反而不突出。有的人甚至认为“请示的缘由”写清了，“请示的事项”不用写自然就明白了，这也是一个误区。“请示”最核心的就是把“请示的事项”写得具体、明白。05 精炼词语，句子成分共用在公文语体中可以采用句子成分共用的形式，避免很多重复词语，使语意的表达显得非常简洁。例如：“中华民族是一个有着悠久文明历史的民族，中华民族是一个勤劳勇敢的民族，中华民族是一个富于创造精神的民族。”可以把以上三个小句中的谓语成分集中起来，共用一个相同的主语和宾语：中华民族是一个有着悠久文明历史、勤劳勇敢和富于创造精神的民族。这样句子就显得语意集中，句式紧凑，更便于理解。但运用成分共用要注意瞻前顾后，词语搭配合理。06 恰当运用古词语大量的古语精华正合乎公文语言简洁凝练表意确切的要求。当我们阅读古代典籍的时候，那些至今生命鲜活的精粹古语就会扑面而来。例如：孔子的《劝学》中的“温故知新”、“见贤思齐”、“不耻下问”；《孟子》中的“天时”、“地利”“人和”、“苦其心志”、“浩然之气”；魏征《谏太宗十思书》中的“居安思危”、“戒奢以谏”，诸如此类不胜枚举。如果把这些古词语恰当运用到公文中，不仅使文章表达精练，而且还增加了文章的文化底蕴。另外古语词一两个字、几个字往往可以表达极为丰富的内容，这些特点正好切合了公文语体对语言词汇的要求。因而在公文中恰当使用古词语是必要的。同时也要充分认识到古语词的某些缺陷，在使用时必须遵循时代性原则和意义明确原则。07 使用公文专用语公文专用语一般都有特定的含义，在长期写作实践中形成了言简而意丰的特点。这些专用语都是约定俗成的，在公文语言表达上十分凝炼简明，在公文写作中可适当运用。例如：一篇“请示”的结束用语常常是“当否(妥否)，请批复”，这样就比“是不是妥当，请给予指示，我们好按照指示去办理”要简炼的多。又如在公文中经常出现的词“收悉”、“妥否”、“鉴于”，分别表示“收到并且了解”、“不知是否妥当”、“考虑到”，这些专用语的运用不仅使语言简洁精炼，而且也不会出现理解上的障碍。能起到简练作用的公用专用语汇大致有以下几个方面：开头用语：兹(兹有、兹经、兹因、兹由……)，据(据悉、据查、据了解、据反映、据核实……)，经(经查明、经研究、经审查、经会议讨论通过……) 等。称谓用语：本(本部……)、贵(贵店……)、该(该公司……)等等。表态用语：同意、照办、即办、当即执行、坚决贯彻等等。引叙用语：闻(欣闻、倾闻……)，悉(欣悉、惊悉……)等等。谦敬用语：承蒙协助、承蒙惠允、不胜感激、不胜荣幸、大力协助等。总结用语：总之、综上所述、据此、对此、为此等。希望用语：希(希予、希将……)、请(务请、拟请……)等等。结束用语：此(此令、此复……)、特此(特此通知、特此通报、特此函达……)，希、望、盼(希遵照执行、望贯彻落实、盼即妥善处理、盼复……)等。08 明确语意，凝炼句子，力戒重复比如一篇关于新闻发言人的《意见》初稿中有一段：“明确新闻发言人工作范畴。要保障新闻发言人正常开展工作，确保其能列席重要会议、阅读重要文件、参与重大事件处置，了解全面情况，及时获取第一手资料，掌握重要信息，为新闻发布作好相关准备。要为新闻发言人开展工作创造条件，进一步规范新闻发言人的权责，为新闻发言人敢说话、愿说话、善说话创造相对宽松的工作环境。让新闻发言人进入知情圈、决策圈、行动圈。新闻发言人应能参加重要会议、阅读重要文件，可向本单位主要负责同志建议开展新闻发布活动的时机、内容、形式和人选。”这段中，重复的、不必要的意思颇多，“让新闻发言人进入知情圈、决策圈、行动圈”的提法也不确切。应修改为：“明确新闻发言人工作范畴。要保障新闻发言人正常开展工作，确保其列席重要会议、阅读重要文件、参与重大事件处置，了解全面情况，及时获取第一手资料，掌握重要信息。新闻发言人可向本单位主要负责同志建议开展新闻发布活动的时机、内容、形式和人选。”这样避免了内容重复，语言也比较简洁。